コピー機・複合機・プリンターの選び方

業務用コピー機・複合機の導入方法

業務用コピー機・複合機の導入方法

新品のコピー機・複合機の場合は、「リース」「買取り(購入)」といった導入方法があり、中古のコピー機・複合機の場合は、「買取り(購入)」「レンタル」の導入方法があります。

コピー機の価格は印刷速度に比例して高くなるため、平均的な月の使用枚数はどれくらいかきちんと確認してから、それに応じた製品を選ぶのが大切です。また、どんな機能を求めるかという点も、あらかじめ考えておいた方が良いでしょう。コピー機の使い方は、印刷枚数だけでなく、使う機能も会社によって異なります。フルカラー印刷はほとんど必要ないという企業もあるでしょうし、セキュリティの観点から使用時にはユーザー認証が必須という企業もあれば、その逆もあります。普段どのようなコピー機の使い方をし、どのような機能が最低限必要なのか踏まえておくと、コピー機選びも比較的スムーズです。更に、「あると便利な機能」についても確認しておくべき点です。最近のコピー機は機能が多様化しており、インターネットにつないでクラウド連携できる製品が多くなっています。他にも、モバイル端末につないで、スマートフォンで文書の閲覧ができるようにするなどの機能もありますから、必要かどうか検討しておく必要があります。同時に保守契約の加入についても考えておくべき内容です。保守契約という修理サービスを結ぶことで、コスト面の負担を減らし修理自体も円滑に進められるようになっています。保守契約には様々な種類があり、内容や料金もそれぞれ異なりますので、検討することが大切です。
※中古のコピー機・複合機を購入する場合は、本体機種の金額にプラスして感光ドラムの金額もかかります。

リース 買取り(購入) レンタル
新品 (保守加入必須) (保守加入必須) ×
中古 (保守加入必須) (保守加入不要)

 

リース(基本新品のみ)

リース(ファイナンスリース)とは、ユーザー(企業)が選択した機械設備などをリース会社が購入し、そのユーザーに対して「賃貸」する取引のことを言います。物件代金や諸費用の概ね全額をリース料として支払うフルペイアウトで、ノンキャンセラブル(中途解約不可)の賃貸借契約を指します。物品の所有権はリース会社にあるが、企業は自社で購入した場合とほぼ同様にして物件を使用できる為、日本を含め世界中で設備投資の手段として広く普及しています。主に料金面や、会計上資産ではなく経費扱いできるといった理由もあり、コピー機や複合機もリースで導入することは企業としては一般的となっています。所有権はお客様には無く、保守契約の加入が必須です。現金買取りや割賦・ローンといった「購入」と比較すると高額になりますが、トナー交換や部品交換代、メンテナンスや修理代は全て保守契約に含まれているので安心して利用できます。

リース契約を選択された企業様に理由を伺うと、
「初期費用が安いから」「毎月安価に導入できるから」「購入する予算が不足していたため」「手軽・月々の支払いでコスト管理しやすい」といった初期費用やランニングコストを考慮した回答が多く挙がっています。
加えて、「会社に頻繁に訪問してサポートしてくれる」「メンテナンスサービスがあるため」といったリース契約のサポート面への評価や、「新しい機種に換えやすかったから」「新しい商品が今後出るため」などの将来的な新機種の利用を見越してリース契約を選択したとの回答も複数ありました。

メリット
・リース料金は経費扱いできる
・初期費用がかからない
・原価償却や固定資産税が発生しない
・新品の最新機種を導入できる
・火災や盗難などの事故には保険が適用できる
デメリット
・途中で解約できない
・リース会社の審査が必要
・基本は中古のコピー機・複合機には適用できない(一部例外もあります)
・リース料金とは別に、月々カウンター料金(保守)がかかる

 

購入・買取り(新品・中古)

中古の場合は、比較的短期(2~3年)での使用で支払い総額を抑えたい企業様向けです。コピー機の耐用年数は一般的に5年ほどとされており、ある程度期間を経た中古コピー機の故障リスクが比較的高くなるのは確かと言えます。また、中古車を購入する場合に走行距離を気にするのと同じく、プリンターには耐久性があり、60万枚が目安と言われています。中古コピー機を購入する場合、使用年数と共にカウンター枚数も確認が必要です。購入を選択された企業様の理由は、「資産として計上できる上、自社の物だから好きなように扱える」「自己管理できるから」など管理の自由さがポイントとなりました。また、コスト面では「買う方が安上がりだと思ったから」「高くない複合機だったので」「家庭用のプリンターで十分だったから」などの理由が出ました。

メリット
・中古の場合、本体価格がかなり安い
・導入時の審査が必要ない
・保守契約の加入は任意(ではあるが、中古の場合はその分故障しやすいので加入をお勧めします)
・廃棄・売却・譲渡は自由にできる
デメリット
・本体費用は勿論、搬入費など初期費用がかかる
・品物が中古であることからどうしても故障の可能性が高くなるため、保守契約費用が比較的高額
・保守契約に未加入の場合、トナー代や部品交換代、いざ故障した時に費用がかかる
・資産勘定されるため、原価償却や固定資産税が発生する

 

レンタル(中古のみ)

数日~数カ月での比較的短期(セミナー・展示会・インターン・建設現場など)で使用される場合に利用されます。

メリット
・数カ月から数年程度の短期契約が一般的であり、業者によっては数日からの利用も可能
・機器が不要になれば契約途中の解約も可能
・導入時の審査が必要ない
デメリット
・初期費用がかかる場合がある
・レンタル料金とは別に基本料金や保守の中のカウンター料金がかかる
・製品は中古品で選べない

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複合機・プリンターの違いと家庭用・業務用の違い

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業務用コピー機・複合機の導入方法

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保守契約とカウンター料金

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ランニングコストを削減するには

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コピー機・複合機の導入までの流れ

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メーカーごとの特徴

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豆知識(機種選びや運用時のお役立ち情報)

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よくあるご質問(FAQ)

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