コピー機・複合機・プリンターの選び方

保守契約とカウンター料金

保守契約とカウンター料金

複合機をリースで導入したら、『保守契約』の加入が必須です。買取り(購入)された場合も加入を推奨します。トラブルが生じた際の修理や日常的なメンテナンスなどが受けられるサービスのことを言い、家電を購入したときのアフターサービスの保障などと似たようなものです。保守契約を結ぶと専門の技術者がサービスにあたります。主な保守内容としては、定期的なメンテナンス作業、不具合が生じたときの出張修理対応、トナーがなくなったときの無償交換などがあります。サービスの契約内容によって保守の範囲や料金が変わりますので確認が必要です。

何故『保守契約』が必要なのか

複合機には様々な機能が搭載されており、かなり複雑な作りになっています。そのため、専門の知識を持った技術者でないと扱いが難しいところがあります。万が一故障した場合修理を頼むことになりますが、保守契約に加入していないと個別に業者への修理を依頼することになり、部品代などを含め高額な修理代がかかる可能性も大きくあります。高級な部品を取り換える必要がある場合、修理代が10万円以上になってしまったというケースもあります。修理交換などに関する保守契約を結んであれば、こういったトラブルにも無償で対応してもらえますので、急な出費を抑える事ができます。また、トナーの無料交換や、故障時にすぐ対応してもらえるのも大きなメリットです。会社の場所や修理内容、時間によっては後日対応になる可能性もありますが、大抵は即日対応してもらえます。契約内容に技術者による定期メンテナンスも含まれていれば、故障を未然に防ぐことができ、業務に支障が出る事を防ぐことができます。

『保守契約』の種類

保守契約の種類は契約する機種などによって多少違いがあり、大きく分けて4種類あります。「カウンター保守」「キット(キットトナー)保守」「スポット保守」「年間保守」の4つです。最もポピュラーなのが「カウンター保守」となっており、複合機(コピー機)を導入している8割以上の会社が契約を結んでいるほど一般的な保守契約です。

カウンター保守
モノクロ印刷、カラー印刷それぞれに1枚あたりの単価設定がなされ、複合機に設置されているカウンターでカウントした印刷枚数に応じてカウンター料金というものを毎月支払います。カウンター料金を毎月支払うことで、定期的なメンテナンス作業やトラブル発生時の対応、故障時の部品交換、トナーの無償交換など、保守を受けられます。モノクロ印刷よりもカラー印刷の方が価格は高くなります。

メリット
・故障時やトナー補充などの急な出費を抑えられる
・印刷枚数が多くなればなるほど、維持費としては割安になる
・定期メンテナンスを行う事で、故障時の業務への支障を回避する事ができる
デメリット
・使用頻度が少ない場合など、印刷枚数によっては割高になる
・一時的に大量に印刷すると思わぬ出費になる
・使用有無にかかわらず毎月の基本料金が発生する場合がある(販売店により異なる)
【カウンター料金の落とし穴】
少しでも単価を安くすることを意識してしまい、カウンター料金ばかりに目がいってしまいがちです。安いにこしたことはありませんが、料金だけで選ぶと「安いけど修理が遅い」「アフターフォローが全く無い」など、安かろう悪かろうといった契約内容の可能性もありますので注意が必要です。
キット(キットトナー)保守
専用トナーを購入することで、その複合機の保守サービスを受けることができる契約です。修理費が含まれた専用トナーを買うイメージです。そのトナーが無くなるまで、または最大5年間無償の修理やメンテナンスを受ける事ができます。どの機種にも対応できるわけではなく、仕組み上カラー印刷ができない小型の機体に限られています。1日20枚以上印刷することが無い小規模なオフィス向けと言えます。

メリット
・比較的本体価格が安くなっていること
・トナーが残っている限り最大5年間は保守が無料になる
・使う頻度が少ないほど1ヶ月あたりにかかる相対的なランニングコストが安くなる
デメリット
・トナーは正規代理店で購入したものでしかメンテナンスの対象にならない
・修理内容により追加費用が必要となることもある
・カウンター保守に比べ、1枚あたりで比べると割高になる
スポット保守
基本的に加入できるのは中古コピー機のみで、不具合が発生し、サービスを利用したときにのみ料金を支払う契約です。トラブル発生時に単発で修理の依頼をする形になります。修理費用や消耗品代はメーカー、機種により大きく変わり、サービスごとに個別に料金がかかります。単発で修理を受け付けてくれる業者は少ないので、あまり複合機は使わないが契約を結んでおくことで安心して保持したい企業向けです。

メリット
・修理や部品交換対応はこちらから依頼したときのみ、その都度払い
・機器トラブルが起こらなければ出費を抑えられる
・毎月かかる固定の費用が無い
デメリット
・修理やメンテナンス、部品交換が終わってみないと費用がわからない場合がある
・感光体やトナーなど消耗品を負担しなければならない
・修理が当日中に対応してもらえない場合がある
年間保守
1年間の期間を設けて修理などのサービスを保証する契約です。基本的に、商品購入後1年間は無償の保守サービスが受けられますが、年間の保守料金の中にトナーやパーツなどの消耗品費用は一切含まれていません。契約の対象となるのは修理にかかる技術者の派遣等の修理代のみとなります。販売店独自の設計になっているものが多く、あまり存在していない契約形態です。

メリット
・基本的に1年間の保守(5年まで更新可能)
・修理代はかからない
デメリット
・1度契約が切れると再契約は出来ない
・感光体やトナーなど消耗品を負担しなければならない

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